При веденні ділової переписки за допомогою електронної пошти
фахівці
радять не відправляти
листів кільком адресатам одночасно й
не писати односкладно. Сьогодні
електронна пошта - важливий канал для спілкування та вирішення робочих
питань. Наскільки впевнено ми
не почувалися би в Інтернеті, часто про певні правила робочого листування
доводиться дізнаватися шляхом
власних помилок.
Робота з
листами
Отримані
листи необхідно читати, адже хтось витратив на їх написання час. Зрозуміло, що це
не стосується спаму.
Якщо для Вас пошта - не один з основних
інструментів у роботі, перевіряти
її варто не частіше двох-трьох разів
на день. Наприклад, вранці, після
обіду й під кінець робочого дня. Але якщо листування для Вас – такий само важливий інструмент у роботі, як і телефон,
поштовий клієнт має бути
запущений постійно. Окрім того,
задля економії власного часу бажано налаштувати автоматичну перевірку нових повідомлень кожні кілька хвилин.
Якщо Ви отримали листа, але при тому дуже
зайняті, зверніть увагу на його тему і відправника , щоб зрозуміти чи
вимагає воно термінового опрацювання. Якщо це не просто
повідомлення від товариша, а
важливий діловий лист, не
відкладайте відповідь на
потім. Це може призвести до
накопичення пошти, яка вимагатиме відповіді, що спричинить дискомфорт у роботі.
Адресати
Слід завжди
правильно розуміти значення й нюанси
використання полів Кому, Копія та Прихована копія.
З полем Кому все
зрозуміло. Написаний Вами лист
адресовано саме тій людині, яку зазначено в цьому полі.
Одержувачів може бути декілька.
Адресати, які значаться у полі Копія, отримують лист до відома, і
відповідь від них не є обов'язковою.
Вказуючи адресата у полі Прихована копія, Ви надсилаєте йому повідомлення
таємно від основних адресатів. Про надсилання листа цій людині не дізнаються одержувачі, зазначені в полях Кому і Копія. Такий варіант можна
використовувати для масової розсилки, що вбереже Ваш список контактів від
уваги всіх адресатів.
Якщо в листі зазначено кілька одержувачів, для
відповіді використовуйте функцію Відповісти всім. Так Ваша
відповідь не пройде повз жодного
учасника переписки. Додавати і видаляти одержувачів можна на будь-якому етапі ведення віртуального діалогу. Відправляючи
листа одразу кільком адресатам, Ви ризикуєте не отримати відповідь
взагалі. Тому робіть це за погодженням або в крайньому випадку.
Тема листа
В жодному разі не лишайте поле з темою листа порожньою. Люди, з якими Ви спілкуєтеся, можуть отримувати безліч листів на день, і Ваше повідомлення може просто загубитися або лишитися без уваги.
Тема листа повинна бути короткою і зрозумілою. Беззмістовні або надто
довгі заголовки листів видаватимуть у Вас новачка, або ж показуватимуть незнання елементарних правил листування.
Зміст
Починати листа необхідно з простого привітання. Звичайного Доброго дня чи Вітаю, Костянтине буде достатньо.
Якщо Вам прийшов формальний лист, відповідати
на нього слід так само. Неформальна
відповідь на такий лист буде
недоречною - це буде ознакою неповаги до респондента і демонстрацією низького рівня культури.
Діловий лист
має бути точним, лаконічним і змістовним. Вказуйте точні дати, цифри і факти.
Намагайтеся викласти свої думки коротко, але зрозуміло. Ділове листування - не місце для яскравих емоцій. У діловому листуванні використовується один з
основних принципів бізнес-етикету - економія часу, свого і
співрозмовника.
Якщо лист містить декілька питань або завдань,
не забудьте структурувати свою відповідь. Не відповідайте односкладово - Зробимо, Буде готово. Можна доповнити відповідь важливими нюансами.
У діловому листуванні не має бути жодних
помилок. В наш час перевірити орфографію дуже просто, не ігноруйте цей момент.
Не відправляйте
листа, не прочитавши
написане. Переконайтеся, що все написано вірно й
зрозуміло, зверніть увагу, чи правильно вказані адресати.
Цитуйте
текст адресованого Вам листа
у своїй відповіді.
Співрозмовник може не згадати,
про що конкретно йшла мова,
тому позбавте його необхідності
шукати попередні повідомлення.
Вкладені файли
Не попереджуючи адресата, можете додати до листа невеликий файл об'ємом
до трьох Мб. Для відправки
більших файлів поцікавтеся, чи
зможе Ваш віртуальний співрозмовник отримати
такий лист.
Без сумнівів додавайте до листів
текстові файли та зображення. Інші типи файлів можуть бути заблоковані
поштовими серверами, тому для
уникнення такої ситуації об'єднайте файли у архіви. Краще використовувати формат ZIP, оскільки формат RAR може некоректно
оброблятися в різних операційних системах.
Підпис
Наявність підпису в електронному листі показує
Ваш професіоналізм. Підпис має включати в себе ім'я та прізвище, посаду і назву
компанії, сайт, і Вашу актуальну контактну інформацію. Зробіть так, щоби Ваш
підпис вміщувався у 5-6 рядків.
Крім того, не варто використовувати робочу пошту для особистого листування або для реєстрації на різних сайтах.
Вивчайте діловий етикет та нетикет разом з Uknow! Детальніше>>
